Pravila privatnosti platforme Picky
| Polje | Vrijednost |
|---|---|
| Verzija | 2026-08-16.1 |
| Datum primjene | datum aktivacije u platformnom pravnom registru |
1. Tko obrađuje podatke
Picky vodi Qubic d.o.o. za usluge, Ulica sv. Ane 50, 31000 Osijek, Hrvatska, OIB 83111940436. Kontakt za privatnost je info@qubic.hr.
Uloga ovisi o kontekstu:
- Qubic je voditelj obrade za registraciju i račune korisnika platforme,
autentikaciju, sigurnost, sprječavanje zlouporabe, podršku, vlastiti ugovorni odnos, prigovore i zakonske obveze koje sam određuje.
- Organizacija prikazana u javnom booking procesu voditelj je obrade imena i
prezimena, e-maila, mobitela, napomene, interesa za termin, povijesti rezervacije i interne napomene o svom kupcu.
- Qubic obrađuje booking i customer podatke kao izvršitelj po dokumentiranim
uputama organizacije i Dodatku o obradi osobnih podataka.
- Za uske sigurnosne zapise, obranu vlastitih pravnih zahtjeva ili obvezu koju
sam određuje Qubic može biti zaseban voditelj.
- Qubic je zaseban voditelj za usko platformsko povezivanje ponovljenih customer
profila i pregled integriteta rezervacija kroz vise organizacija. Ta obrada ne mijenja ulogu organizacije za njezin vlastiti CRM i booking odnos.
Qubic i organizacija nisu automatski zajednički voditelji. Uloga se određuje prema stvarnoj svrsi i bitnim sredstvima obrade. Pravni naziv i kontakt organizacije prikazuju se prije slanja rezervacije ili interesa.
2. Koje podatke obrađujemo
Poslovni korisnici i organizacije
- ime i prezime, poslovni e-mail, status računa, organizacija, članstvo i uloga
- hash lozinke, MFA tajna u zaštićenom obliku, recovery i verification zapisi
- identifikator sesije, IP, user-agent, vrijeme i sigurnosni događaji
- support zahtjev, odluke i audit metadata bez nepotrebnog sadržaja poruke
- pravni i javni poslovni identitet, logo, opis, usluge, lokacije, djelatnici,
rasporedi, pravila rezervacije i postavke obavijesti
Kupci organizacija
- ime i prezime, e-mail i broj mobitela
- neobvezna napomena kupca uz rezervaciju
- organizacija, poslovnica, usluga, djelatnik ili način dodjele, termin, cijena,
status, javna referenca i povijest dopuštenih promjena
- verzija prikazanih pravnih dokumenata, identiteta organizacije i pravila
rezervacije
- transakcijske poruke, podsjetnik i kratkotrajni credential za upravljanje
jednom rezervacijom
- kod jednokratne obavijesti o terminu: odabrani dan, usluga, poslovnica,
djelatnik kada je odabran te kontakt kupca
- interna napomena organizacije o kupcu, vidljiva samo ovlaštenim članovima
- reverzibilna veza izmedu profila kada se podudaraju normalizirano puno ime i
tocan e-mail ili mobitel; izvorni profili i rezervacije ostaju nepromijenjeni
- objasnjive platformske cinjenice o zavrsenim terminima, otkazivanjima,
istecima i nedolascima, uz velicinu uzorka i vremenski prozor
- kod karticnog placanja: Stripe i connected-account identifikatori, iznos,
valuta, payment status, povrat, spor i application fee; Picky ne prima broj kartice, CVC ni KYC dokument organizacije
Picky ne traži podatke o plaćanju, datum rođenja ni marketinšku privolu. Posebne kategorije podataka, poput zdravstvenih podataka, nisu predviđene. Kupac i organizacija ne smiju ih unositi u običnu napomenu ili opis. Ako ih organizacija stvarno treba za svoju uslugu, mora ih prikupljati odvojeno uz vlastitu procjenu, pravnu osnovu i zaštitne mjere.
Tehnički podaci
Poslužitelji i sigurnosni provider mogu obraditi IP, vrijeme, HTTP putanju bez tajnog query sadržaja, vrstu preglednika, sigurnosni signal, request ID i deployment metadata. Aplikacijski telemetry je strogo ograničen i ne smije sadržavati booking e-mail ili telefon, ime kupca, napomenu, raw token, lozinku, request body ni sadržaj e-mail poruke.
3. Izvori podataka
Podatke dobivamo izravno od osobe koja registrira račun, organizacije koja upravlja svojim radnim prostorom, kupca koji šalje rezervaciju ili interes te iz sigurnosnih i operativnih događaja nastalih korištenjem platforme. Organizacija može ažurirati podatke svog kupca u okviru dopuštene funkcije; za tu točnost i zakonitost odgovara kao voditelj obrade.
Platformski subject i integrity cinjenice nastaju povezivanjem tih internih izvora. Ne koriste se napomene, sadrzaj poruka, vanjske liste ni drustvene mreze. Kod ukljucenog placanja Stripe vraca samo bounded identifikatore i status potreban za potvrdu, povrat, spor, izvjestavanje i zakonske obveze.
Ne kupujemo baze kontakata i ne obogaćujemo booking podatke podacima s društvenih mreža. Javni podaci organizacije mogu se provjeriti u službenom registru radi sprječavanja lažnog predstavljanja i ispunjenja zakonske obveze.
4. Svrhe i pravne osnove
| Svrha | Podaci | Uloga i pravna osnova |
|---|---|---|
| otvaranje i vođenje poslovnog računa | identitet, kontakt, organizacija, uloga | Qubic kao voditelj; ugovor i predugovorne radnje, čl. 6. st. 1. t. b GDPR-a |
| autentikacija, MFA, tenant izolacija i obrana od zlouporabe | credential, session, IP, user-agent, security i audit događaj | Qubic kao voditelj; ugovor i legitimni interes sigurnog rada, čl. 6. st. 1. t. b i f |
| podrška, prigovor i pravni zahtjev | kontakt, predmet, odluka i minimalni dokaz | Qubic kao voditelj; ugovor, pravna obveza i legitimni interes, t. b, c i f |
| računovodstvena i regulatorna obveza | poslovni i knjigovodstveni dokaz kada nastane | Qubic kao voditelj; pravna obveza, t. c |
| stvaranje, potvrda, upravljanje i otkazivanje rezervacije | kontakt kupca, usluga, termin, status, napomena | organizacija kao voditelj; predugovorne radnje ili ugovor i njezine zakonske obveze; Qubic kao izvršitelj |
| interna evidencija odnosa s kupcem | povijest rezervacija i ograničena interna napomena | organizacija kao voditelj; ugovor ili dokumentirani legitimni interes uz prava kupca; Qubic kao izvršitelj |
| jednokratna obavijest o oslobođenom terminu | kontakt i odabrani uvjeti interesa | organizacija kao voditelj; zahtjev kupca i predugovorna radnja; Qubic kao izvršitelj |
| transakcijske poruke i podsjetnik | e-mail, status, sažetak termina i manage poveznica | ista booking svrha; poruke nisu marketing |
| pouzdanost dostave e-maila | status slanja i agregirani anonimni open/click signal | organizacija za booking poruku i Qubic za sigurnost isporuke; legitimni interes uz minimalni opseg i bez profiliranja |
| platformsko povezivanje identiteta i integritet rezervacija | reverzibilne veze i booking lifecycle cinjenice | Qubic kao zaseban voditelj; dokumentirani legitimni interes sprjecavanja zlouporabe i zastite pouzdanosti, cl. 6. st. 1. t. f |
| karticno placanje usluge i payment lifecycle | Stripe/account/payment identifikatori, iznos, status, povrat i spor | organizacija kao merchant i voditelj za transakciju; ugovor i pravne obveze; Qubic za tehnicku orkestraciju, application fee, sigurnost i vlastite obveze |
| SaaS pretplata organizacije | Stripe customer/subscription identifikatori, plan, status i racun | Qubic kao voditelj; ugovor i pravna obveza, cl. 6. st. 1. t. b i c |
| prijava nezakonitog sadržaja | kontakt prijavitelja, URL, obrazloženje i odluka | Qubic kao voditelj; pravna obveza i legitimni interes zakonitog rada |
Qubic kao izvršitelj ne određuje samostalnu pravnu osnovu za booking podatke. Organizacija mora procijeniti svoju osnovu i dodatne sektorske obveze. Potvrda da je obavijest pročitana služi transparentnosti i dokazu prikazane verzije; nije marketinška privola. Picky ne koristi booking kontakt za oglašavanje niti donosi odluke s pravnim ili sličnim značajnim učinkom isključivo automatiziranom obradom. Platformski signal nije skriveni AI score, ne daje se drugim organizacijama i sam ne odbija rezervaciju, ne povecava cijenu i ne uvjetuje pristup usluzi. Svaka odluka koja uzima signal u obzir mora imati ljudski pregled i mogucnost osporavanja.
5. Primatelji i pristup
Podacima pristupaju samo:
- ovlašteni članovi odgovarajuće organizacije prema svojoj ulozi
- ograničene Qubicove osobe kada je pristup potreban za sigurnost, podršku,
incident, zakonsku obvezu ili dokumentiranu uputu organizacije
- infrastrukturni i e-mail podizvršitelji navedeni u javnom popisu
- stručni savjetnici pod obvezom povjerljivosti
- sud, regulator ili drugo nadležno tijelo na valjan i razmjeran zahtjev
Superadmin pristup organizaciji nije trajni neograničeni pregled. Za osjetljivu administraciju traži se aktivan MFA račun, svježa sesija, određen tenant, razlog, vremensko ograničenje i audit. Organizacije nemaju pristup podacima drugih organizacija. Globalni customer imenik je zadano maskiran; puni kontakt ili pojedinacna cross-tenant povijest otkriva se samo ovlastenoj osobi Qubica uz svjezi MFA, strukturirani razlog, target i audit.
Picky trenutačno koristi Railway za aplikaciju, PostgreSQL, runtime logove i backup, Cloudflare za DNS, TLS, proxy i sigurnost te Brevo za transakcijsku e-poštu. Aktualne uloge, lokacije i mehanizmi prijenosa nalaze se u dokumentu Podizvršitelji obrade.
6. Međunarodni prijenosi
Primarna aplikacija i baza koriste odabranu europsku regiju. Dio providerske podrške, sigurnosti ili infrastrukture može uključiti obradu izvan EGP-a. Tada Qubic koristi primjenjivu odluku o primjerenosti, EU standardne ugovorne klauzule i, kada je potrebno, procjenu prijenosa i dodatne tehničke ili organizacijske mjere.
Railway navodi primarne poslovne operacije u SAD-u i ugrađuje EU standardne ugovorne klauzule te EU-US Data Privacy Framework gdje je primjenjiv. Cloudflare koristi globalnu mrežu i DPA/SCC okvir. Brevo primarno pohranjuje podatke u EU, uz vlastiti ugovorni popis podizvršitelja. Promjena se evidentira u javnom popisu prije aktivacije kada je to moguće.
7. Rokovi čuvanja
Picky primjenjuje sljedeći zadani raspored. Kraći rok ili ranije brisanje primjenjuje se kada podatak više nije potreban; dulje čuvanje dopušteno je samo zbog konkretne zakonske obveze ili dokumentiranog legal holda s ograničenim pristupom.
| Skup podataka | Zadani rok ili kriterij |
|---|---|
| poslovni račun, članstvo i ugovorni profil | tijekom ugovora; nakon zatvaranja najdulje 5 godina za dokaz ugovora i pravne zahtjeve, uz ranije uklanjanje nepotrebnih vjerodajnica |
| knjigovodstvene isprave, ako nastanu | najmanje 11 godina kada to zahtijeva hrvatski propis o računovodstvu |
| auth session | rolling do 7 dana, apsolutno do 30 dana; opoziva se ranije odjavom, suspenzijom ili sigurnosnom radnjom |
| MFA, verification i recovery challenge | do isteka ili uspješne uporabe; recovery i registracijski link tipično 30 minuta |
| sigurnosni i aplikacijski runtime log | najdulje 30 dana, osim izdvojenog incidentnog zapisa |
| tenant audit i sigurnosni incidentni dokaz | 5 godina od događaja ili zatvaranja predmeta |
| booking kontakt, napomena kupca, customer profil i interna napomena | 24 mjeseca od zadnje rezervacije ili interakcije, zatim brisanje ili nepovratna anonimizacija iz redovnog rada, osim dokumentiranog legal holda |
| platformski customer subject i identity veza | dok postoji barem jedan aktivni povezani profil; veza se uklanja pri splitu, opravdanom prigovoru ili anonimizaciji zadnjeg profila |
| platformski integrity/risk flag | ljudski pregled za 30, 60 ili 90 dana i automatski istek za 90, 180 ili 365 dana bez nove dokumentirane odluke; lifecycle cinjenice prate booking retention |
| payment Checkout/hold metadata | neuspjeli ili istekli hold najdulje 24 sata nakon zavrsetka cleanup/reconciliationa; terminalni payment dokaz prema racunovodstvenoj i pravnoj obvezi |
| minimalni booking, pravni snapshot i policy dokaz nakon anonimizacije | 5 godina od završetka ili otkazivanja termina radi prigovora i pravnih zahtjeva, bez nepotrebnog izravnog kontakta |
| interes za slobodan termin | kontakt do 30 dana nakon odabranog dana; minimalni dokaz slanja do 12 mjeseci |
| sadržaj transakcijske poruke u operativnom sustavu | do 30 dana; status dostave bez sadržaja do 12 mjeseci |
| Brevo transakcijski log | 30 dana; preview sadržaja isključen; open/click signal samo agregirano i anonimno |
| booking manage session | 15 minuta, potom fizičko čišćenje kroz worker |
| privacy zahtjev i odluka | 5 godina od zatvaranja; izvozni artifact 72 sata, download grant 15 minuta, sirovi dodatni dokaz identiteta najdulje 30 dana nakon odluke |
| pisani prigovor potrošača Qubicu | najmanje 1 godinu od primitka, dulje samo uz otvoreni spor ili drugu osnovu |
| primarni PITR i izdvojena sigurnosna kopija | PITR do 28 dana; šifrirana izdvojena kopija do 35 dana, zatim prirodni istek |
Kada se aktivni podatak obriše ili anonimizira, nepromjenjiva sigurnosna kopija ne mijenja se na mjestu. Vraćena kopija ostaje izolirana dok se ponovno ne primijene aktualni deletion i suppression zapisi. Organizacija može u dokumentiranoj uputi tražiti kraći rok; dulji rok mora obrazložiti vlastitom svrhom i pravnom osnovom.
8. Prava ispitanika
Ovisno o uvjetima iz GDPR-a, osoba može zatražiti pristup, kopiju, ispravak, brisanje, ograničenje, prenosivost, prigovor i informacije o primateljima. Može se usprotiviti izravnom marketingu u svakom trenutku; Picky ga trenutačno ne provodi nad booking kontaktima.
Za booking, interes i internu evidenciju kupca zahtjev se prvenstveno upućuje organizaciji navedenoj uz rezervaciju. Qubic joj pomaže kao izvršitelj. Ako osoba ne može utvrditi organizaciju ili se zahtjev odnosi na Picky račun, sigurnost ili Qubicovu vlastitu obradu, šalje ga na info@qubic.hr.
Zahtjev koji se odnosi na platformsku identity vezu ili integrity signal upucuje se Qubicu. Osoba moze traziti objasnjenje izvora i logike, ispravak pogresne veze, razdvajanje profila, ogranicenje te uloziti prigovor na obradu temeljenu na legitimnom interesu. Qubic provodi ljudski pregled; opravdani prigovor sprjecava buduce profiliranje osim minimalne obrade potrebne za sigurnost ili pravni zahtjev.
Zahtjev je u pravilu besplatan. Odgovara se bez nepotrebnog odgađanja i u pravilu u roku od jednog mjeseca. Rok se za složen ili brojan zahtjev može produljiti za još dva mjeseca uz obavijest i razlog unutar prvog mjeseca. Kada postoji opravdana sumnja, traži se samo razmjeran dodatni dokaz identiteta; kopija osobnog dokumenta nije zadani zahtjev.
Osoba ima pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka, https://azop.hr, ili drugom nadležnom nadzornom tijelu. Kontakt AZOP-a je azop@azop.hr.
9. Djeca
Picky nije usmjeren djeci i poslovni račun može otvoriti samo ovlaštena punoljetna osoba. Organizacija mora odrediti dodatna pravila ako njezina usluga uključuje dijete ili podatke roditelja ili skrbnika. Picky napomena nije prikladna za zdravstveni ili drugi osjetljivi profil djeteta.
10. Sigurnost i povrede podataka
Primjenjuju se tenant izolacija, najmanje ovlasti, MFA za povlaštene račune, zaštita credentiala, TLS, provider encryption at rest, ograničeni logovi, sigurnosne kopije, testiranje ranjivosti i incident proces. Nijedna mjera ne uklanja sav rizik.
Qubic će povredu booking podataka bez nepotrebnog odgađanja prijaviti organizaciji s dostupnim informacijama kako bi ona mogla ispuniti svoje obveze. Za Qubicovu vlastitu controller obradu Qubic procjenjuje obavijest AZOP-u i ispitanicima u rokovima i pod uvjetima iz GDPR-a.
11. Promjene ovih pravila
Nova svrha, provider, podatkovno polje, rok ili bitna promjena uloge zahtijeva novu verziju dokumenta i, gdje je potrebno, prethodnu obavijest ili novu pravnu osnovu. Stare verzije i booking snapshot ostaju dostupni koliko je potrebno za dokaz što je bilo prikazano. Bitna promjena ne primjenjuje se retroaktivno na štetu ispitanika.